Gmina Iłowa

Kierownik – Małgorzata Kondraciuk, tel. 68 368 14 23

Agnieszka Suchodolska, tel. 68 368 14 00

Małgorzata Hajdas-Grzesik, tel. 68 368 14 14

Łukasz Krawański, tel. 68 368 14 13

Małgorzata Michalska, tel. 68 368 14 14

Do zadań Referatu Organizacyjnego należy:

• prowadzenie sekretariatu (zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej dla kierownictwa Urzędu),
• prowadzenie informacji w zakresie kompetencji i działania organów administracji publicznej i jednostek organizacyjnych na terenie Gminy, udzielanie informacji o trybie załatwiania spraw w Urzędzie,
• organizowanie prowadzenia spedycji poczty, przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
• prowadzenie ewidencji korespondencji,
• prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i petycji oraz rejestru pism wpływających do Urzędu,
• obsługa kancelaryjna interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z pracownikami Urzędu,
• prowadzenie rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej i koordynowanie działań związanych z udzieleniem odpowiedzi na wnioski przez referaty;
• prowadzenie rejestru jednostek organizacyjnych gminy;
• prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza,
•  prowadzenie rejestru i przygotowywanie pełnomocnictw – upoważnień na zlecenie Burmistrza,
•  zapewnienie skutecznego sposobu publikacji prawa miejscowego, obwieszczeń oraz informacji o charakterze publicznym na terenie gminy;
• prowadzenie zbiorów aktów prawnych organów gminy;
•  zapewnienie terminowego przygotowania materiałów na posiedzenia Rady;
•  sporządzanie okresowych sprawozdań z działalności Burmistrza na sesje Rady,
• prowadzenie obsługi kancelaryjno – biurowej Rady i Komisji,
•  podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i Komisji,
•  protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,
• sprawowanie nadzoru nad właściwym obiegiem dokumentów, przekazywanie za pośrednictwem sekretariatu korespondencji do i od Rady, Komisji oraz poszczególnych radnych,
• prowadzenie rejestru uchwał i innych postanowień Rady oraz ich udostępnianie mieszkańcom,
•  prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych oraz koordynowanie działań związanych z udzieleniem odpowiedzi,
• organizowanie i obsługa spotkań Burmistrza, radnych z mieszkańcami,
•  organizowanie wyborów: prezydenckich, parlamentarnych, samorządowych i sołeckich,
•  koordynowanie działań związanych z planowaniem wydatkowania funduszu sołeckiego w tym opiniowanie wniosków sołectw,
• organizowanie wyborów w jednostkach pomocniczych,
• analiza protokołów z zebrań wiejskich oraz wniosków ( w tym przechowywanie protokołów i uchwał zebrań wiejskich),
•  przekazywanie do realizacji wniosków z protokołów sołectw;
•  organizowanie wyborów ławników do sądów powszechnych i sądów pracy i ubezpieczeń społecznych,
• prowadzenie archiwum zakładowego:
•  prowadzenie dokumentacji administracyjno – biurowej z zakresu przynależności Gminy do związków gminnych oraz stowarzyszeń i fundacji,
•  zapewnienie obsługi administracyjno – gospodarczej Urzędu;
•  nadzór nad gospodarowaniem mieniem urzędu i środkami budżetowymi na pokrycie kosztów jego funkcjonowania;
•  prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
•  organizacja pracy:
  – opracowywanie i aktualizacja Regulaminu Pracy,
  – organizowanie prac związanych z opracowaniem i aktualizacją Statutu, statutów jednostek pomocniczych i jednostek organizacyjnych gminy,
  – organizacja prac związanych z przeprowadzeniem okresowych ocen pracowników samorządowych,
•  nadzór nad całością prac związanych z informatyzacją Urzędu,
• obsługa informatyczna (serwis) oraz doradztwo informatyczne dla pracowników Urzędu,
•  administrowanie siecią komputerową Urzędu, w tym zarządzanie systemem dostępu do zbioru danych i zapewnienie prawidłowej realizacji ustaw i przepisów szczególnych w tym zakresie,
• zapewnienie bezpieczeństwa danych zawartych w komputerowych zbiorach danych Urzędu zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi przyjętymi w Urzędzie,
•  planowanie i realizacja rozwoju sieci informatycznej i tym programów komputerowych oraz modernizacja istniejącej infrastruktury, w tym zakupy sprzętu,
•  realizacja zadań na rzecz promocji Gminy,
• aplikowanie i rozliczanie projektów środków pomocowych dotyczących promocji gminy oraz działań społecznych,
•  współpraca z instytucjami zewnętrznymi (Urząd Wojewódzki, Urząd Marszałkowski, Starostwo Powiatowe) w zakresie wspólnych działań promocyjnych,
•  współdziałanie przy tworzeniu i rozpowszechnianiu materiałów promocyjnych, wydawnictw reklamowych,
•  bieżące informowanie mieszkańców o działaniach władz lokalnych przez administrowanie podmiotowej strony BIP,
•  prowadzenie szczegółowej ewidencji sprzętu komputerowego i elektronicznego,
•  prowadzenie rejestru zleconych usług na świadczenie obsługi programów komputerowych,
• kontrolowanie oprogramowania pracującego w Urzędzie w zakresie jego legalności wynikającej z ustawy o ochronie praw autorskich,
• koordynowanie prac związanych z ochroną danych osobowych w tym współpraca z inspektorem ochrony danych.